Tata Usaha

Tata Usaha

Pengertian Tata Usaha merupakan kata majemuk yang arti umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari aktifitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan  –  keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang dibutuhkannya

Menurut (Saiman, 2002; 15)  tata artinya suatu aturan/peraturan yang harus ditaati sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran/badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. 

Menurut  Waworuntu dalam (Saiman 1991; 15) Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data dan tulis menulis dari proses tersebut. 

Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok perkantoran/organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor/organisasi. Sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang/lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor. 

Pekerjaan tata usaha selalu berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dalam sebuah organisasi. Tata usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam melaksanakan pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik, dimana urutan pekerjaan tata usahs  harus disusun dan dijalankan dengan teratur. 

Kegiatan Tatat Usaha

Menurut Waworuntu dalam Saiman (1991; 17) kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa –  jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini: 

1. Korespondensi dan lapangan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan. 
2. Tata hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faximile. 
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dan lain – lain. 
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi

Peran Tata Usaha Peralatan dan Perlengkapan

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha ialah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif. 

Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan baik dan perseorangan dan masing-masing.  

Di Indonesia beberapa dari kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyain sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya samapai selesai ditandatangani umunya dikenal dengan pekerjaan korespondensi. Pekerjaan manyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkat karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin streril disebut penyeleksian. Dan terakhir perbuatan mengirim surat lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi, ekspedisi pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha. 

Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan penerimaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat.

Menurut Waworuntu dalam (Saiman, 1991; 18) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud  6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut: 

1. Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang  ini termasuk pula memakai keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman. 
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menjalankannya dalam bentuk yang lebih berguna. 
4. Mengganda yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lainnya. 
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. 

Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha

Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri  –  ciri tersebut adalah: 

1.   Bersifat Pelayanan 

Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang akan dicapai. 

2.  Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi 

Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. 

3.  Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi 

Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut. 

Flowchart proses dalam ke-tata usahaan

 

 Contoh Sistem Tata Usaha

Pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, misalnya:

·         Pengurusan atau pengangganan surat (surat masuk dan keluar)

·         penyimpanan surat (kearsiapan)

·         pengetikan

·         pengurusan pegawai

·         Pengurusan keuangan

·         pengurusan perlengkapan

·         penggandaan

·         pembuatan laporan

Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis

·         menelpon

·         menerima tamu

·         memelihara gedung kantor

·         pelayanan keamanan

·         pekerjaan pesuruh

Daftar Pustaka Makalah Tata Usaha

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris, cetakan pertama, Penerbit Ghalia Indo, Jakarta 

Sumber

http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-tata-usaha-kegiatan-dan-ciri.html

Cloud Computing? Apakah itu?

Pengertian / Definisi Cloud Computing(Komputasi Awan)

Cloud computing mungkin masih samar terdengar bagi orang awam. Tetapi keberadaan cloud computing di era digital kini sebenarnya telah terasa di tengah masyarakat dalam kehidupan sehari hari seperti penggunaan email dan juga media sosial.

Secara umum, definisi cloud computing (komputasi awan) merupakan gabungan pemanfaatan teknologi komputer (komputasi) dalam suatu jaringan dengan pengembangan berbasis internet (awan) yang mempunyai fungsi untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer – komputer yang terkoneksi pada waktu yang sama, tetapi tak semua yang terkonekasi melalui internet menggunakan cloud computing.

Teknologi komputer berbasis sistem Cloud ini merupakan sebuah teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan juga aplikasi pengguna. Teknologi ini mengizinkan para pengguna untuk menjalankan program tanpa instalasi dan mengizinkan pengguna untuk mengakses data pribadi mereka melalui komputer dengan akses internet.

Jenis – Jenis Layanan Cloud Computing(Komputasi Awan)

Layanan cloud computing dibagi menjadi 3 bagian yang masing-masing memiliki kriteria tersendiri. Ketiga bagian tersebut dibagi berdasarkan apa yang dijadikan sebagai layanan. Adapun ketiga layanan tersebut adalah:

Infrastructure as a Service (IaaS)
IaaS adalah sebuah model layanan dimana penyedia cloud menyediakan hardware / perangkat keras (komputer server, penyimpanan data, jaringan, dll) untuk pelanggan. Manajemen perangkat keras menjadi tanggung jawab penyedia layanan, dan pelanggan mengontrol operating system serta aplikasi yang diinstal ke dalam server.

Beberapa contoh layanan IaaS:

·                     Amazon EC2

·                     Windows Azure

·                     RackSpace Cloud

·                     NaviSite

·                     AT & T Cloud Solutions

Platform as a Service (PaaS)
PaaS adalah model layanan yang menyediakan semua hal yang dibutuhkan untuk mengembangkan / develop sebuah aplikasi pada cloud. PaaS menawarkan fasilitas untuk mengembangkan, testing, deployment, hingga maintenance aplikasi tanpa harus membeli infrastruktur dan software environment (Operating System).

Beberapa contoh layanan PaaS:

·                     Amazon Web Service

·                     Windows Azure

·                     GoogleApp Engine

Software as a Service (SaaS)
SaaS adalah model layanan dimana pelanggan cloud menggunakan aplikasi yang sudah disediakan dalam cloud. SaaS adalah bentuk cloud yang paling umum digunakan saat ini.

Beberapa contoh layanan SaaS:

·                     Office365

·                     GoogleDocs

·                     Adobe Creative Cloud

·                     Facebook

·                     Twitter

·                     Gmail

Keuntungan dan Kerugian dari Cloud Computing

Keuntungan   :

Uraian mengenai keuntungan (sisi potensial) yang didapat dalam penggunaan Cloud Computing. Namun, secara spesifik, merujuk kepada (Thia, 2008) keuntungan Cloud Computing antara lain: 

(1) Keuntungan bagi para pelaku bisnis adalah minimalisasi biaya investasi infrastruktur publik sehingga bisnis bisa lebih terfokus pada aspek fungsionalitasnya, 

(2) Bagi application developer, layanan PaaS memungkinkan pengembangan dan implementasi aplikasi dengan cepat sehingga meningkatkan produktivitas,

 (3) Bagi para praktisi yang bergerak di industri TI, hal ini berarti terbukanya pasar baru bagi industri jasa pengembangan teknologi informasi, 

(4) Bagi pebisnis di bidang infrastruktur, hal ini merupakan peluang yang besar karena dengan meningkatnya penggunaan layanan SaaS ini akan meningkatkan penggunaaan bandwidth internet, 

(5) Integrasi aplikasi dengan berbagai perangkat

Kerugian        :

Merujuk kepada (Robbins, 2009), resiko yang harus dihadapi user dalam penggunaan Cloud Computing ini antara lain: 

(1) service level, artinya kemungkinan service performance yang kurang konsisten dari provider. Inkonsistensi cloud provider ini meliputi, data protection dan data recovery,

(2) privacy, yang berarti adanya resiko data user akan diakses oleh orang lain karena hosting dilakukan secara bersama-sama, 

(3) compliance, yang mengacu pada resiko adanya penyimpangan level compliance dari provider terhadap regulasi yang diterapkan oleh user,

(4) data ownership mengacu pada resiko kehilangan kepemilikan data begitu data disimpan dalam cloud,

(5) data mobility, yang mengacu pada kemungkinan share data antar cloud service dan cara memperoleh kembali data jika suatu saat usermelakukan proses terminasi terhadap layanan cloud Computing.

Beberapa pertimbangan lain yang menjadi resiko Cloud Computingadalah: 

- Ketidakpastian kemampuan penegakan kebijakan keamanan pada provider

- Kurang memadainya pelatihan dan audit TI

- Patut dipertanyakan kendali akses istimewa pada situs provider

- Ketidakpastian kemampuan untuk memulihkan data

- Kedekatan data pelanggan lain sehingga kemungkinan tertukar

- Ketidakpastian kemampuan untuk mengaudit operator

- Ketidakpastian keberlanjutan keberadaan provider

- Ketidakpastian kepatuhan provider terhadap peraturan.

Contoh Cloud Computing Dalam Bentuk Cerita

 Sita adalah anak yang suka bergaul dan tak luput dari media social dan handphone. Hidup remajanya dan dunia fantasinya berada pada handphone, maka dia selalu membawa handphone kemanapun dia pergi. Hingga suatu saat ia bosan dengan handphone yang ia gunakan saat ini, karena sudah tidak trend lagi, maka sita ingin mengganti handphonenya dengan tipe yang paling terbaru. Ia ingin handphone terbarunya menggunakan memori lamanya, akan tetapi handphone lamanya tidak memiliki memory eksternal sehingga tidak bisa memindahkan datanya, meskipun untuk memindahkan data bisa dengan cara mentransfer data menggunakan kabel data yang menghubungkan handphone lama sita ke sebuah pc, namun sangat menyusahkan karena di laptop harus memiliki aplikasi media penyimpanan yang sama pada handphone. Di dalam handphone yang lama sudah memiliki cloud (sebuah media penyimpanan berupa software yang terhubung menggunakan internet) tidak perlu untuk mentransfer data ke laptop, hanya dengan cara menyimpan data menggunakan cloud yang memiliki id dan password semua data yang tersimpan di handphone lama Sita akan tersimpan dengan baik seperti foto dan lagu atau dokumen lainya yang menurutnya penting. Pada handphone barunya sita hanya mengisi cloudnya menggunakan id dan password yang sama pada handphone lamanya, yang tentunya sebelumnya telah di logout pada handphone lamanya. Kini sita bisa menggunakan handphone barunya dengan data, musik dan foto yang ia miliki tanpa harus mendownload atau memasukkannya lagi.

sumber : http://cloudization.blogspot.co.id/2015/06/jenis-jenis-layanan-cloud-computing.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Komputasi_awan
http://mltofficial.blogspot.co.id/2016/11/cloud-computing-apakah-itu.html#more