Tata Usaha
Pengertian Tata Usaha
merupakan kata majemuk
yang arti umumnya ialah kegiatan dalam kantor. Ditinjau dari aktifitas
pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan – keterangan itu dapat
dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi
atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang
dibutuhkannya
Menurut (Saiman,
2002; 15) tata artinya suatu aturan/peraturan yang harus ditaati
sedangkan usaha berarti suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran/badan
untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan tata usaha ialah suatu
peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Menurut
Waworuntu dalam (Saiman 1991; 15) Administrasi merupakan proses
penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai
kegiatan pencatatan, penggolongan data dan tulis menulis dari proses
tersebut.
Tata usaha sifatnya
membantu atau menunjang bagi kelancaran pekerjaan pokok perkantoran/organisasi,
sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor/organisasi.
Sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang/lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang telah disepakati
bersama, maka kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor.
Pekerjaan tata usaha
selalu berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dalam sebuah organisasi.
Tata usaha membantu memperlancar semua pekerjaan pada sebuah kantor, dengan
menyediakan arsip-arsip penting yang dibutuhkan oleh suatu bagian dalam
melaksanakan pekerjaannya. Agar tata usaha dapat berjalan dengan baik dan
maksimal, maka diperlukan suatu sistem tata usaha yang baik, dimana urutan
pekerjaan tata usahs harus disusun dan dijalankan dengan teratur.
Kegiatan Tatat Usaha
Menurut Waworuntu dalam Saiman (1991;
17) kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa –
jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini:
- Korespondensi dan lapangan
kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja
organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus
dilaporkan kepada pimpinan.
- Tata hubungan yang berhubungan
dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta
faximile.
- Pencatatan dan perhitungan,
kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dan
lain – lain.
- Kearsipan, hal ini penting dalam
rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan
berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi
Peran Tata Usaha Peralatan dan Perlengkapan
Tata usaha terdapat dalam setiap
organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah.
Selanjutnya di antara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas
bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang
dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan
tata usaha. Hubungan tata usaha ialah kontak di antara segenap satuan
organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab
melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan
kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif.
Hubungan-hubungan tata usaha umumnya
itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau
sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta
dengan baik dan perseorangan dan masing-masing.
Di Indonesia beberapa dari kegiatan
tata usaha yang pokok itu mempunyain sebutan tersendiri yang sudah umum.
Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya samapai
selesai ditandatangani umunya dikenal dengan pekerjaan korespondensi. Pekerjaan
manyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan.
Perbuatan menggandakan warkat karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin
streril disebut penyeleksian. Dan terakhir perbuatan mengirim surat lazim
disebut juga pekerjaan ekspedisi, ekspedisi pekerjaan-pekerjaan inilah yang
dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha.
Penyelenggaraan kegiatan
pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali
untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor
tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu
melaksanakan penerimaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat.
Menurut Waworuntu dalam (Saiman, 1991;
18) dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses
penyelenggaraan yang berwujud 6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut:
- Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan.
- Mencatat yaitu kegiatan
membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan
disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk
pula memakai keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara
sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita rekaman.
- Mengolah yaitu bermacam-macam
kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menjalankannya
dalam bentuk yang lebih berguna.
- Mengganda yaitu kegiatan
memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang
diperlukan.
- Mengirim yaitu kegiatan
menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak
lainnya.
- Menyimpan yaitu kegiatan menaruh
dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Ciri Ciri Pelaksanaan
Tata Usaha
Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai
ciri-ciri tersendiri, ciri – ciri tersebut adalah:
1. Bersifat Pelayanan
Dalam hal ini tata usaha hanyalah
memberi pelayanan dan bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan
keuntungan atau tujuan yang akan dicapai.
2. Bersifat Merembes Kesegenap
Bagian Dalam Organisasi
Ini berarti tata usaha sangat
diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari
itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan
bangunan, gedung, tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi yang
bersangkutan.
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak
Dalam Organisasi
Tata usaha dilaksanakan oleh semua
pihak yang ada dalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun
Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan
oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat
tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan
segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.
Flowchart proses
dalam ke-tata usahaan
Contoh Sistem Tata
Usaha
Pekerjaan kantor yang berhubungan
langsung dengan pekerjaan tulis menulis, misalnya:
·
Pengurusan atau pengangganan surat
(surat masuk dan keluar)
·
penyimpanan surat (kearsiapan)
·
pengetikan
·
pengurusan pegawai
·
Pengurusan keuangan
·
pengurusan perlengkapan
·
penggandaan
·
pembuatan laporan
Pekerjaan kantor yang tidak bersifat
ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis
menulis
·
menelpon
·
menerima tamu
·
memelihara gedung kantor
·
pelayanan keamanan
·
pekerjaan pesuruh
Daftar Pustaka Makalah Tata Usaha
Saiman. 2002. Manajemen
Sekretaris, cetakan pertama, Penerbit Ghalia Indo, Jakarta
Sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar